A levéltár gyűjti és őrzi azokat a hallgatói nyilvántartásokat, amelyek rögzítik, hogy melyik karon melyik évfolyamban kik tanultak és oktattak. Évfolyam- és tankörtalálkozók szervezéséhez ezért számos esetben fordulnak a levéltárhoz az egykori társakat megtalálni kívánó hallgatók.

A Nemzeti Adatvédelmi és Információs Hatóság (NAIH) 2023. november 8-i ezzel kapcsolatban kiadott állásfoglalása értelmében az évfolyamtalálkozók szervezése céljából a szervezőnek nem adhatók ki az egykori hallgatók személyes adatai.

A levéltár ezért csak abban tud segíteni, hogy a jogszerűen megismerhető névsorok (pl. nyomtatásban kiadott végzettek listája) hol és hogyan érhetők el, illetve információt biztosít egy adott évfolyam „történetének” rekonstruálásához (oktatók, tantárgyak, órarendek, fotók stb.).